Misi Arkib Negara Selamatkan Dokumen Kerajaan

Pekerja Arkib Negara perlu menjalankan kerja-kerja pemulihan dokumen dengan berhati-hati dan sabar. – Gambar hiasan

Banjir yang melanda beberapa negeri di Pantai Timur pada akhir 2014 mengakibatkan banyak kerosakan aset dan dokumen penting pejabat dan agensi kerajaan termasuk rekod pesakit di hospital dan klinik.

Pemilik harta persendirian terpaksa menghadapi masa sukar membersihkan premis dan membuang sampah sarap akibat banjir di samping menyelamatkan saki baki barang yang ada, sebaliknya agensi kerajaan pula bertindak menggantikan aset-aset yang rosak kepada yang baru.

Namun bagaimana pula nasib dokumen dan rekod penting yang rosak ditenggelami air?


USAHA MENYELAMAT

Menyedari berlakunya kerosakan besar ke atas dokumen dan rekod di jabatan kerajaan, sebuah pasukan khas ditubuhkan iaitu 'Pasukan Bantuan Pemulihan Rekod Agensi dan Jabatan (PBPRAJ)' untuk menjalankan misi menyelamat dan memulihara dokumen dan rekod milik kerajaan.



Pasukan ini dibahagikan kepada dua kumpulan kecil mengikut jajahan yang ditugaskan. Ia menjalankan tugas itu mulai 11-17 Jan 2015 melibatkan lawatan ke 22 agensi dan jabatan kerajaan di tujuh jajahan iaitu Kota Bharu, Tumpat, Pasir Mas, Tanah Merah, Jeli, Kuala Krai dan Gua Musang.

Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia (ANM), Azemi Abdul Aziz memberitahu Bernama, pengurusan dokumen dan rekod kerajaan akibat bencana adalah satu daripada bidang tugas ANM.

ANM memang mempunyai satu bahagian khas yang menjalankan tugasan ini.

Cuma untuk situasi di Kelantan kemusnahan teramat teruk dan meluas hingga perlu ditubuhkan pasukan khas untuk melancarkan kerja.

Misi utama pasukan ini ialah mendapatkan dan mengenal pasti dokumen dan rekod yang boleh diselamatkan. Bagi yang tidak dapat diselamatkan, penilaian terperinci dilaksanakan sebelum dilaksanakan proses pelupusan.


Dokumen yang terjejas kerana air bah Foto Bernama

SELAMATKAN DOKUMEN SENSITIF

Menurut Azemi, apa yang paling penting bagi ANM ialah menyelamatkan dokumen-dokumen yang sensitif dan kritikal.

Untuk dokumen yang terpaksa dimusnahkan, ia perlu dipastikan tidak mengganggu fungsi pejabat yang memiliki dokumen itu.

"Kita bersyukur sebab dokumen yang melibatkan orang awam di tiga pejabat penting berjaya dipulihara. Jika ia musnah, tiada cara untuk kita dapatkannya semula kerana satu-satunya salinan dokumen-dokumen ini tersimpan di pejabat-pejabat yang berkenaan," tambah Azemi.

Pejabat-pejabat yang dimaksudkan ialah Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) di Tanah Merah, Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Krai (PPDKK) dan Mahkamah Mejistret Tanah Merah.

Di JPN, fail-fail dari tahun 1982 merangkumi 10 fail daftar lewat kad pengenalan, 10 fail anak angkat berjaya dipulihara.

Di PPDKK, fail-fail peribadi pelajar dan lebih 1,000 buku kenyataan perkhidmatan berjaya diselamatkan. Manakala di Mahkamah Mejistret Tanah Merah, catatan mahkamah sejak tahun 1980 telah dipulihara.

TEKNIK PENGERINGAN

Ketua PBPRAJ, Mohd Nasser Malim menjelaskan beberapa teknik yang digunakan untuk memulihara dokumen.

Dokumen yang dikenalpasti boleh diselamatkan, dibersihkan melalui tiga proses iaitu pembersihan, pengeringan dan penyusunan semula.

Dalam proses pemulihan, tiga bekas air bersih digunakan. Bekas pertama untuk membersihkan lumpur tebal. Air yang kotor dibuang dan diganti air bersih. Proses ini diulang sebanyak tiga kali atau hingga dokumen dipastikan bersih.

Span lembut digunakan untuk menggosok permukaan yang kotor dan spatula digunakan untuk membuka dan mengasingkan helaian-helaian kertas.

"Kalau guna jari, kertas boleh koyak. Guna spatula pun kena hati-hati dan banyak bersabar. Masa menggosok juga kena betul-betul lembut untuk elakkan kertas koyak," jelas Nasser.

Proses pengeringan dilaksana menggunakan dua teknik. Teknik pertama ialah menyusun di atas lantai. Teknik ini sesuai digunakan untuk bahan-bahan berjilid seperti buku.

"Setiap helaian muka surat kami lapik dengan kertas surat khabar untuk mempercepat proses pengeringan dan mengelak permukaan kertas daripada melekat. Penggunaan surat khabar amat efisyen kerana ia mudah didapati dan murah," kata Nasser.

Walaupun nampak mudah, teknik ini mendapat perhatian agensi pemulihara dokumen di Korea yang sudahpun menyatakan keinginan mempelajari teknik ini dengan ANM.

Teknik pengeringan kedua ialah dengan menggantung di ampaian yang dibuat daripada benang atau tali rafia.

"Kesilapan yang biasa dibuat orang ialah mengeringkan dokumen di bawah cahaya matahari. Ia akan menjadikan kertas merangup dan mencacatkan kualiti dokumen. Cara yang betul ialah menganginkannya dalam ruang berbumbung," komen Nasser.

Tambah Nasser, apa yang penting, setiap dokumen yang dikeringkan mesti disusun mengikut aturan mukasurat sedia ada untuk memudahkan proses ketiga iaitu penyusunan semula dokumen mengikut susunan asal.


Arkib Negara mempunyai kepakaran dalam menyelamat, memulihara dokumen dan rekod milik kerajaan.

PELUPUSAN MENGIKUT PROSEDUR

Azemi kemudian memberitahu bahawa dokumen-dokumen yang tidak dapat diselamatkan akan diberi kebenaran untuk dilupuskan selepas proses-proses tertentu dilaksanakan.

Pejabat pemilik dokumen perlu membuat permohonan khas pelupusan kepada ANM. Hanya selepas diperiksa dan disahkan, ia layak untuk dilupuskan.

Azemi turut berpesan agar mana-mana badan kerajaan untuk menilai semula sistem penyimpanan dokumen agar selamat bila berlaku bencana alam.

Bagi pihak yang mempunyai masalah dengan penyimpanan dokumen dan rekod, bolehlah menghubungi ANM untuk mendapatkan bantuan.

"Pejabat-pejabat yang terdedah risiko bencana alam seperti banjir, ANM boleh bantu membuat penilaian rekod-rekod yang untuk tujuan pelupusan.

"Untuk pejabat yang memang tak ada tempat selamat untuk simpan bahan-bahan penting, kita di ANM pun boleh tolong simpankan, jika perlu," tambah Azemi.

Oleh Ali Imran Mohd Noordin
Sumber: BERNAMA,
Juga diterbitkan oleh: Kosmo